4 ขั้นตอนจัดงานอีเว้นท์-ออกบูธง่ายๆ สำหรับมือใหม่!

การจัดแสดงงานอีเว้นท์เป็นหนึ่งในกลยุทธ์การตลาดยอดฮิตที่จำเป็นมาก ไม่ว่าจะเป็นบริษัทสตาร์ทอัพ และ บริษัทขนาดเล็กอย่าง SME ก็ต้องมองหาช่องทางการตลาดในการเข้าถึงลูกค้าและสร้างภาพลักษร์ของแบรนด์ให้เป็นที่จดจำในสายตาลูกค้า และเพื่อให้ลูกค้าได้ทำความรู้จักกับสินค้าของเราได้ง่ายมากกว่าการเข้าถึงช่องทางออนไลน์เพียงอย่างเดียว เพื่อเพิ่มช่องทางการขายและสำรวจความต้องการของลูกค้าใหม่ๆหรือปัญหาและทางแก้ไขที่ลูกค้าต้องการในตลาด สำหรับบทความนี้เรานำ 4 ขั้นตอนในการเตรียมตัวจัดงานอีเว้นท์-ออกบูธ และ งานจัดแสดงสินค้ามาให้กับผู้ประกอบการมือใหม่มาฝาก

1. เตรียมงบประมาณ และ สำรวจสถานที่
ก่อนจัดงานอีเว้นท์ หรือ งานแสดงสินค้านั้น การเตรียมงบประมาณไว้อย่างถี่ถ้วนเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างมาก เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ใช้จ่ายเกินงบส่วนนี้ และ อย่าลืมสำรวจสถานที่การจัดงานแสดงสินค้าของคุณทั้งเรื่องความสะดวก ความปลอดภัย และ การใช้ไฟฟ้าของสถานที่นั้นๆ เพราะหากคุณไม่สามารถใช้อินเตอร์เน็ต หรือ เสียปลั๊กทำอย่างอื่นได้ นั่นอาจจะเป็นปัญหาภายหลัง ฉะนั้นอย่าลืมอ่านสัญญาการเช่าอย่างละเอียด

2. ลิสต์ชื่อแขกสำคัญ หรือ คนสำคัญที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจคุณ และ สื่อมวลชน
งานอีเว้นท์ และ งานจัดแสดงสินค้านั้นเป็นการได้รู้จักบุคคลผู้ทรงคุณวุฒิที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอีกหลายคนอย่างมากมาย ซึ่งนั่นเป็นเรื่องที่ดีในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เพราะฉะนั้นอย่าลืมลิสต์ชื่อต่างๆ ลงบนแพลนเนอร์ของคุณ หากคุณต้องการเรียกสื่อมวลชนมางานของคุณเพื่อเป็นการประชาสัมพันธ์ ควรเตรียมหนังสือเชิญสื่อมวลชนต่างๆไว้ให้เรียบร้อย

3. ออกแบบสถานที่ และ เลือกอุปกรณ์ตกแต่งงานของคุณ
เมื่อได้ตำแหน่งเหมาะสมในการตั้งบูธหรือจัดอีเว้นท์แล้ว การตกแต่ง การใช้สี การใช้คำก็มีส่วนดึงดูดคนได้เยอะเช่นกัน banner หรือ backdrop ที่ใช้ในการประดับเป็นพื้นหลังของบูธก็ควรจะออกแบบให้สะดุดตาและมองเห็นได้ง่ายจากระยะไกล ส่วนภายในบูธนั้นก็ควรจะจัดวางข้อมูลต่างๆ ให้เรียบง่าย ไม่รกจนเกินไป อาจจะมีทั้งบนโต๊ะ ข้างๆ ผนัง หรือแม้กระทั่งแผ่นป้ายตั้งข้างหน้าบูธเพื่อให้เกิดความหลากหลายในการมองสินค้าหรือข้อมูลของบูธเรา หลายๆ คนอาจจะคิดว่าองค์ประกอบภายนอกไม่ได้สำคัญเท่าตัวเนื้อหาของบูธ แต่ความจริงแล้วเราขอแนะนำว่าลงทุนกับการตกแต่งบูธสักหน่อยผลลัพธ์ที่ออกมาอาจจะดีกว่าที่คิดก็ได้

4. ประชาสัมพันธ์เพิ่มเติมสื่อออนไลน์ และ สื่อสิ่งพิมพ์ภายในงาน
การใช้สื่อมวลชนเป็นเครื่องมือประชาสัมพันธ์หลักอาจไม่เพียงพอ เพราะฉะนั้นอย่าลืมประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับงานคุณเพิ่มเติมหน้าเพจของคุณเป็นโซเชียลมีเดียต่างๆ เช่นเฟสบุ๊ค หรือ การสร้างกิจกรรมกับลูกเพจของคุณ ณ วันงาน ทั้งนี้เพื่อให้แขกผู้เข้างานได้รู้กิจกรรมภายในงานและจดจำคุณได้ดีมากยิ่งขึ้น อย่าลืมบอกเล่าประวัติของคุณ หรือ รายละเอียดต่างๆ ภายในงานลงบนแผ่นพับ หรือ ใบปลิว เพื่อวางไว้ที่ประตูทางเข้างาน เพื่อเป็นการแนะนำตัวสินค้าและบริการของเราเพื่อเป็นการเชิญชวนลูกค้าที่เข้ามาในงาน และสิ่งที่คุณขาดไม่ได้นั่นก็คือ นามบัตร!

เมื่อรู้อย่างนี้แล้วการออกอีเว้นท์หรือจัดบูธนั้นง่ายนิดเดียว เพราะ AHA AHA พร้อมบริการคุณทั้งการจัด-ตกแต่งอีเว้นท์หรือบูธของคุณ การพิมพ์ banner, backdrop หรือ การใช้สติ๊เกอร์ตกแต่งภายในบูธหรืออีเว้นท์ของคุณให้โดนเด่นเหนือคู่แข็ง ดึงดูดลูกค้าให้ต้องหยุดมางานของคุณแบบง่ายๆ สร้างภาพลักษณ์ให้กับแบรนด์ของคุณอีกทั้งเพิ่มโอกาสสร้างยอดขายให้สูงปรี๊ดนำคู่แข่ง เรียกได้ว่าการจัดบูธหรืออีเว้นท์ให้ประสบความเสร็จนั้นไม่ยากอย่างที่คิดเลย
Reference : https://www.zipeventapp.com/blog/2017/10/24/4-steps-event-management/